Glossari

Termes	Definicions
Accés	Acció d’utilitzar els documents d’un fons, subjecta normalment a regles i condicions. L’accés pot estar limitat pel tipus de dades que conté la documentació o per les seves característiques físiques.
Arxiu	Organisme o institució des d'on es fan específicament funcions d’organització, de tutela, de gestió, de descripció, de conservació i de difusió de documents i de fons documentals.
Arxivament	Operació manual i mecànica d’instal·lar i conservar la documentació en carpetes, lligalls, capses, etc.
Autor/a	Persona o organisme responsable del contingut intel·lectual d’un document. L’autor/a no s’ha de confondre amb el productor.
Catàleg	Instrument que descriu el darrer nivell d’un fons documental, el de la unitat composta o simple, elaborat a partir de la informació dels elements de descripció obligatoris dels nivells superiors. A efectes d’aquest Norma, no és un catàleg l’instrument que tracta les unitats de descripció com entitats particulars, sense precisar el context jeràrquic en què s’organitza el fons al qual pertanyen. En aquest cas es tractaria d’un Repertori.
Citació arxivística	Forma breu de referència arxivística que té l’objectiu d’identificar un document d’arxiu.
Citació bibliogràfica	Forma breu de referència bibliogràfica que té l’objectiu d’identificar d'on s’ha extret un text, d'on s’ha parafrasejat una idea, d'on s’han obtingut unes dades, etc., i indicar la localització precisa d’aquest text, idea, dada, etc., en el document bibliogràfic.
Classificar	Procés que serveix per identificar els distints grups de documents que formen part d’un fons i les seves relacions d’acord amb uns principis arxivístics reconeguts.
Codi de referència	Conjunt de signes alfabètics i/o numèrics que identifiquen de manera inequívoca la unitat de descripció
Col·lecció	És el conjunt inorgànic de documents reunits i ordenats en funció de criteris subjectius, independentment de la seva provinença.
Custòdia	Responsabilitat de tenir cura dels documents, a partir de la seva possessió física. La custòdia no inclou sempre la titularitat jurídica ni el dret d’establir el règim d’accés als documents.
Data d’actualització de la descripció	Data en què s’incorporen noves dades a la unitat de descripció o en què es modifiquen o validen les dades existents.
Data d’agregació	Data en què els documents que formen part de la unitat de descripció van ser reunits pel productor en el desenvolupament de les seves activitats.
Data de creació	Data en què els documents d’una unitat de descripció van ser generats sobre el suport en què es troben. En els documents electrònics es correspon amb la data de producció del document original de primera generació amb un contingut informatiu també original.
Data de la captura	En els documents fotogràfics o audiovisuals és la data en què es prenen o filmen les imatges que posteriorment es fixaran sobre el suport en què es troben
Data de modificació	Data en què es modifica el contingut del document existent.
Data del processament	Data en què un document fotogràfic o audiovisual es fixa en el suport en què es troba. Equival a la data de creació del document.
Descripció arxivística	Elaboració d’una representació acurada d’una unitat de descripció i, si escau, de les parts que la componen, mitjançant la recopilació, l’anàlisi, l’organització i l’enregistrament de qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i explicar la documentació d’arxiu, així com el context i els sistemes en els quals s’ha produït.
Document audiovisual	Document en què la informació fixada es pot percebre o reproduir com a imatges amb so que transmeten l’efecte de moviment. Per extensió s’inclouen també les imatges amb moviment sense so incorporat.
Document d’arxiu	És la informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats.
Document cartogràfic	Document en què la informació està representada a partir d’una base tècnica i matemàtica (geomètrica o fotogramètrica), amb el qual es pretén representar de manera objectiva la totalitat o una part de la superfície terrestre, de l’esfera celeste o d’un cos celeste, o de qualsevol entitat equiparable, real o irreal. Contenen, per tant, la pretesa representació objectiva de superfícies geogràfiques o astronòmiques.
Document electrònic	Document en què la informació és manipulada, transmesa o processada per mitjans informàtics i té contingut, context i estructura suficient per a testimoniar l’activitat que l’ha generat.
Document icònic	Document en què la informació es presenta mitjançant imatges que representen percepcions subjectives en tant que reflecteixen una percepció, una perspectiva o un punt de vista. Inclou dibuixos, cartells, gravats, gràfics, fotografies, etc.
Document recapitulatiu	A efectes d’avaluació i tria, document recapitulatiu és aquell que recull les dades essencials de la sèrie avaluada. Ho poden ser considerats les memòries, els llibres de registre específics d’aquella sèrie en concret, els padrons, els informes, les estadístiques, les bases de dades, els fitxers, les publicacions, per exemple.
Document sonor	Document en què la informació fixada es pot reproduir com a sons
Document tecnogràfic	Document en què la informació està representada a partir d’una base tècnica i matemàtica (geomètrica o fotogramètrica), amb el qual es pretén representar de manera objectiva estructures (edificis o elements arquitectònics, infraestructures, etc.), artefactes (màquines, estris, peces, etc.), éssers (microorganismes, animals, elements anatòmics, etc.) o objectes (minerals, cristalls, etc.).
Document textual	Document en què la informació està representada utilitzant un sistema de signes alfabètics o més d’un (mitjançant el text manuscrit, mecanografiat, imprès o projectat), llegibles amb o sense l’ajuda d’una màquina
Fons	Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l’exercici de les seves activitats i funcions.
Format de dades	En els documents electrònics, és l’indicador de les eines i recursos informàtics que s’han fet servir per crear els documents i que determinen la disposició lògica de les dades (DOC, TIF, HTML, MDB, JPG, PDF, etc.).
Guia	Instrument de descripció que té l’objectiu orientar l’usuari en el coneixement general d’un fons i subfons o col·lecció. La descripció només afecta els nivells superiors (fons, subfons) i conté informació sobre el productor i el context de creació de la documentació.
Índex	Llistes alfabètiques de noms de persones, organismes, llocs, temes, matèries o altres paraules clau (punts d’accés) destinades a buscar, identificar i localitzar una descripció arxivística.
Inventari	Instrument que descriu el conjunt de documents que formen part d’un fons documental, des del nivell de fons fins el nivell de sèrie, ambdós inclosos. La descripció s’organitza a l’entorn de les sèries i ha de precisar el context jeràrquic en què s’estructura el fons.
Lligall	Unitat d’instal·lació fermada mitjançant una cinta o cordill.
Organisme	Organització o grup de persones, identificat amb un nom propi, que actua o pot actuar com una entitat.
Original	Document que constitueix el producte o testimoni primigeni i immediat d’una acció, una activitat o una funció d’un productor. Inclou també qualsevol tipus de document que, malgrat haver derivat d’un altre document (del qual pot reproduir totalment o parcialment el contingut), constitueix per si mateix un document arxivístic.
Original múltiple	Conjunt dels originals equivalents produïts, en general, per a cada una de les parts que intervenen en un acte.
Productor	Organisme, família o persona que ha produït, reunit i/o conservat documents en l’exercici de seva activitat personal o corporativa. El productor no s’ha de confondre amb l’autor/a.
Provinença	Relació entre els documents d’arxiu i les organitzacions o les persones que els han produït, reunit i/o conservat i utilitzat en l’exercici de la seva activitat personal o corporativa.
Publicació	Document que recull qualsevol treball fet públic, ja sigui editat o inèdit, i fet públic en qualsevol tipus de suport i mitjà.
Referència arxivística	Conjunt ordenat d’elements que permet identificar un document d’arxiu. La referència arxivística no s’ha de confondre amb la citació arxivística.
Referència bibliogràfica	Conjunt ordenat d’elements que permeten identificar un document bibliogràfic i que pot constituir una entrada en una bibliografia. La referència bibliogràfica no s’ha de confondre amb la citació bibliogràfica.
Reproducció	Operació de generar un document que en representa de manera exacta un altre considerat original i que en conté immutats els continguts i la disposició formal però no necessàriament l’aparença. Aquest terme també designa el resultat de d’aquesta operació.
Sèrie	Conjunt d’unitats documentals homogènies organitzades d’acord amb un sistema de classificació o conservades com a una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia.
Sèrie relacionada	A efectes d’avaluació i tria, són aquelles sèries documentals que poden contenir informació recapitulativa o duplicada de la sèrie que s’està avaluant.
Signatura	Xifres o lletres, o la combinació d’ambdues, que es corresponen a un sistema d’organització jeràrquic i lògic dels documents o bé a un sistema topogràfic i serveix per identificar, ordenar físicament i localitzar els documents. La signatura pot ser de dos tipus: sistemàtica o topogràfica. La primera incorpora elements de la classificació i, la segona, inclou exclusivament elements de localització.
Subfons	Part d’un fons que té una entitat diferenciada de la resta i es pot correspondre amb unitats administratives subordinades que tenen un cert grau d’autonomia o amb ens incorporats per relacions successòries.
Suport	És el medi físic emprat per enregistrar la informació. Els

materials més utilitzats són el paper, el pergamí i el plàstic.

Tipologia

Tipus de documents que es distingeixen per les característiques físiques (per exemple, aquarel·la, dibuix) i/o intel·lectuals (per exemple, diari, dietari, llibre de notes) comunes.

Títol

Paraula, frase, caràcter o grup de caràcters que dóna nom a una unitat de descripció.

Títol atribuït

Títol que elabora l’arxiver/a a una unitat de descripció, sia completament, sia variant-ne poc o molt un de formal. També es considera que un títol és atribuït quan sigui escrit en una llengua diferent a la usada en la unitat de descripció o en la normativa de creació, organització o funcionament de l’organisme que ha generat la documentació.

Títol formal

Títol que figura de manera clara a la documentació que es descriu.

Unitat de descripció

Document o conjunt de documents de qualsevol tipologia, tractats com una entitat i que formen la base d’una única descripció.

Unitat documental composta

Unitat organitzada de documents aplegats pel propi productor per al seu ús corrent, o bé aplegats durant el procés d’organització arxivística, perquè fan referència a un mateix tema, activitat o procediment. Una unitat documental composta és normalment la unitat bàsica d’una sèrie.

Unitat documental simple

Unitat arxivística més petita i indivisible intel·lectualment: una carta, una memòria, un informe, una fotografia o un enregistrament sonor, per exemple.